Zo leverde Move Beyond meerwaarde in de live-gang van nieuwe uitbreiding bol.com fulfilment center

02 juni 2022


Bol.com heeft recent de capaciteit van zijn fulfilment center in Waalwijk fors uitgebreid. Met de opening per 16 mei 2022 van een nieuw pand beslaat het grondoppervlak van het fulfilment center nu 100.000 m². Move Beyond was verantwoordelijk voor de coördinatie van de Business Integration Testen (BIT), de go-live en de ramp-up.

 

Voor de live-gang moeten de systemen door en door getest zijn
Vóór de officiële ingebruikname van de uitbreiding van het fulfilment center heeft een intensieve testperiode (BIT) plaatsgevonden, de systemen en processen moeten immers door en door getest zijn. Daarin speelde Move Beyond een centrale rol. Project & Change Managers Mark Roffelsen en Ben Coes van Move Beyond waren eindverantwoordelijk voor de coördinatie van de BIT en de opzet en coördinatie van het go-live en ramp-up-plan (opschaling van het volume en functionaliteiten) , vertelt Mark. “Feitelijk was het center al live sinds eind januari, waarbij we al pakketten uitleverden aan consumenten en het volume en de complexiteit steeds hebben opgeschaald. Bij de BIT-testen ging het erom dat we met alle partijen die betrokken zijn bij een live operatie alle processen, systemen en werkwijzen getest hebben. Komt de order van de consument goed binnen, wordt die goed verwerkt, is de communicatie tussen de systemen goed, wordt het juist gepickt, gepackt en verzonden: dat hele proces boots je na. In totaal hebben we tien weken lang met heel veel interne en externe partijen deze end-to-end-testen gedaan met echte artikelen die grotendeels ook verzonden zijn, maar niet uitgeleverd bij klanten. PostNL, die met haar sorteercentrum inpandig in de nieuwbouw van het bol.com fulfilment center zit, heeft deze voor ons ingezameld en terug geleverd aan bol.com om deze vervolgens te hergebruiken voor de testen.”

Wij zorgen dat alle partijen doen wat we met elkaar hebben afgesproken. 

Meerwaarde leveren met project en stakeholder-management
Mark stelt dat Move Beyond in dit proces zijn meerwaarde levert op het gebied van stakeholdermanagement, projectmanagement en coördinatie. “Wij zorgen dat alle partijen doen wat we met elkaar hebben afgesproken. Dat begint met het inzichtelijk maken wie waar voor verantwoordelijk is en het opzetten van een tijdelijke overlegstructuur om elkaar op de hoogte te houden, informatie uit te wisselen, belangrijke beslissingen te kunnen maken en snel te kunnen schakelen. Daarin hebben we een belangrijke rol gespeeld.”

Die coördinatie is cruciaal in een complexe en dynamische organisatie als bol.com, waar je volgens Mark met veel verschillende partijen in het proces te maken hebt. Van PostNL tot SSI Schäfer, CMC Machinery en CEVA Logistics. 
Mark was met name verantwoordelijk voor de overall coördinatie van het project, het stakeholdermanagement en aansturing van het team. Daarnaast lag zijn focus specifiek op de BIT. Inmiddels is Mark vanuit het project verantwoordelijk voor de operatie in de uitbreiding van het bol.com fulfilment center en houdt hij zich bezig met de overdracht naar de bestaande organisatie binnen bol.com.

Ervaring en pragmatische aanpak van Move Beyond
Collega Ben Coes, Project & Change Manager bij Move Beyond, heeft zich met name beziggehouden met het voorbereiden, coördineren en de regie van de go-live en ramp-up. “Waar veel teams bezig waren met hun eigen expertisegebied zorgden wij voor het overkoepelende plan. Denk bijvoorbeeld aan het bepalen van de go-live datum, de opbouw in volumes en complexiteit tijdens de ramp-up fase en het opzetten van het draaiboek, waar alle acties voor de go-live in samenkwamen. Dit varieerde van het migreren van IT-systemen tot het bestellen van het eerste assortiment. Door onze ervaring in projectmanagement, pragmatische aanpak en verbindende rol zijn we echt van toegevoegde waarde geweest voor dit project.”

Waar veel teams bezig waren met hun eigen expertisegebied zorgden wij voor het overkoepelende plan. 

Daarnaast houdt Ben zich nu nog bezig met het connecten van het eerste en het tweede deel van het fulfilment center. “Hiermee kan bol.com straks orders met producten uit beide panden in één en hetzelfde pakket versturen. Hiermee besparen we duizenden zendingen per dag en dragen we serieus bij aan het realiseren van de ambitieuze duurzaamheidsdoelstellingen van bol.com.”


Enjoy the sense of progress
Zowel Mark als Ben zullen nog even actief zijn bij bol.com om alle zaken die nog uit de Go-Live voortvoeien af te ronden. Evengoed kijken ze nu al terug op een hele fijne samenwerking met de e-commerce speler. “Het is een ontzettend energiek en ambitieus bedrijf, met veel jonge, intelligente en creatieve mensen. Daar leren wij ook weer van. We voelen ons hier onderdeel van het bedrijf, waarbij we samen met de bol.com’ers ons motto ‘enjoy the sense of progress’ hebben doorleefd” sluit Mark af. “Wij hebben ook zeker het project niet alleen gedraaid, met een aantal business analisten in ons team konden we flink doorpakken. Die hands-on-mentaliteit past ons als een handschoen. We gaan liever voor resultaten dan rapporten” vult Ben aan.

Bol.com: 13 miljoen actieve klanten

Bol.com opende op 30 maart 1999 zijn winkeldeuren. Ruim twintig jaar later heeft de winkel 13 miljoen actieve klanten in Nederland en België, een assortiment van 41 miljoen artikelen en 49.000 verkooppartners die hun artikelen verkopen via het platform van bol.com. Het fulfilment center in Waalwijk is dé spil in de dienstverlening van bol.com. Vanuit hier worden orders verzonden naar klanten in de Nederlandse en Belgische markt en er ligt een groot deel van de voorraad van de verkooppartners opgeslagen.