Waarom is portfolio management zo belangrijk?

Een flexibele en efficiënte bedrijfsvoering. Het staat bovenaan de wensenlijst van veel organisaties. Want in een tijd waarin interne ontwikkelingen en markt dynamiek continue op u afkomen is wendbaarheid van groot belang. Met (agile) portfolio management zet je in op meer veranderkracht en het vermogen om veranderingsprocessen succesvol te laten verlopen. Stroperige veranderprocessen maken daarmee plaats voor snelle, doordachte en succesvolle transformaties. We leggen je graag uit wat portfolio management is en wat het voor jouw organisatie kan betekenen. 

Een strategieverandering is zelden eenvoudig. Het verandervermogen van een organisatie wordt namelijk vaak overschat. We zien dat veel organisaties vaak denken veranderingen goed te kunnen implementeren en te laten slagen, maar in werkelijkheid verloopt dit minder soepel. Zo worden er regelmatig nieuwe initiatieven opgestart zonder dat eerdere projecten zijn afgerond of opgeleverd. De ambitie is vaak groter dan wat de organisatie op dat moment aankan. En dat maakt het belang van goede prioritering van projecten alleen maar groter. Maar hoe kies je voor de juiste acties? Hoe weet je waar de focus gelegd moet worden? En op welk moment? 

Keuzes en governance

Juist op deze vragen levert portfolio management de antwoorden. Keuzes maken in de veranderinitiatieven die maximale waarde toevoegen aan de strategische doelstellingen van de organisatie. Zonder beschikbare middelen als geld, capaciteit en kennis uit het oog te verliezen. Daarnaast richt je met portfolio management ook de ‘governance’ in. Op deze manier wordt het hele portfolio aan lopende -en gewenste projecten in kaart gebracht inclusief de onderlinge samenhang en afhankelijkheden. De voortgang en resultaten worden in het portfolio overleg bewaakt, besproken én bijgestuurd. 

Voorbeelden van taken die Move Beyond uitvoert binnen portfolio management

• Het bijhouden van een integraal overzicht van de veranderinitiatieven, en inzicht geven in alle lopende projecten/teams. 

• Prioriteren van de veranderinitiatieven en projecten op basis van beschikbare resources, afhankelijkheden en risico’s. 

• Goed- of afkeuren van nieuwe projectaanvragen/epics en besluiten wat wordt opgestart en wat vooral niet.

• Regie over de executie: bewaken en sturen op het proces, de tussen- en eindresultaten, baten en kosten.

• Regelmatig toetsen en monitoren of de projecten/teams op de strategische doelstellingen blijven aansluiten. 

• Bewaken van de kwaliteit van de aanvragen en opleveringen/resultaten.  

• Advisering van RvB/Directie/MT over voorgestelde prioriteiten en te nemen beslissingen/interventies.

Portfolio management voor iedereen?

Het invoeren van (agile) portfolio management kan een flinke uitdaging zijn. Het kost tijd en energie en het vraagt om commitment op alle niveaus. Vooral bij bedrijven die traditioneel zijn ingericht, met afzonderlijke business units/afdelingen met een eigen plan en resultaatverantwoordelijkheid, kan dat veel weerstand opleveren. Toch hoeft dat geen obstakel te zijn. In de praktijk treffen we meestal bij onze klanten een hybride vorm van werken aan. Deels met afdelingen, deels met overstijgende programma’s/projecten. Dit geldt ook voor de manier van werken. Projecten via de klassieke ‘waterval’ methode en veranderingen op basis van ‘agile/scrum’, waar kort cyclisch te werk wordt gegaan. In de kern maakt dat voor deze vorm van portfolio management niet uit.

The Move Beyond Way

Het belangrijkste blijft het maken van de juiste keuzes. En dat vereist een andere manier van denken in de organisatie. Hier komt verandermanagement en leiderschap om de hoek kijken om mensen mee te krijgen in de transitie. En daar kan Move Beyond je ontzorgen. Niet voor niets zijn wij leider in strategisch project- en interim-management. Met The Move Beyond Way realiseren we blijvende impact op basis van een herkenbare werkwijze, de inzet van ervaren professionals en gebundelde kennis. In de volgende blog vertellen we je alles over het opzetten van portfolio management in zeven stappen. Houdt onze website dus in de gaten!

Wil je meer weten over onze werkwijze en het belang van (agile) portfolio management? Wij helpen je graag. 

Over de schrijver

Désirée Homma is een ervaren project- en changemanager. Zij heeft projecten gedaan in verschillende sectoren, waaronder financiële dienstverlening, energie  en retail. Désirée heeft verschillende verandertrajecten begeleid in grote organisaties en is ook Prosci gecertificeerd.